作者：喃噠喲你是否經常為工作或學習效率不高而苦惱呢？相信下面這樣類似的場景你應該不會陌生，剛坐下工作半小時，你腦中冒出一個念頭：昨天加入購物車的一件東西還沒付款，我得馬上去付。又或是：中午約了人吃飯，餐館還沒定，我要先去把位置確定好。念頭一起，心就飛了，手中的工作再也做不下去，你趕緊去處理各種亂七八糟的瑣事。一晃一個小時過去了，你重新回到工作崗位，沒多久又如是反復，很快一天就結束了。想到今天什么也沒做，你一邊深感自責，另一邊為第二天立flag。可明天又會重蹈覆轍。問題究竟出在哪呢？你可曾深究過。有本新書叫《番茄工作法》，它是由意大利的弗朗西斯科·西里洛著，廖夢韡翻譯，書中給我們提供了一種簡單易行的時間管理方法，也就是番茄工作法。此法對提高效率頗有幫助，或許能解決你的困擾，我們一起來了解下吧。圖源網絡什么是番茄工作法？它的起源是這樣的：要準備大學考試的作者，怎么也靜不下心來學習，他便拿出一個番茄形廚用定時器強制性地讓自己集中精神。最初，作者只設置了2分鐘的時間，后來經過一系列的摸索，他發現設25分鐘是最完美的。具體如何操作，下面我主要給大家講講針對個人部分的。在開始嘗試番茄工作法之前，你需要先準備好兩樣東西，即定時器和工作表。定時器并不需要一定是番茄形的，但它最好能清楚地顯示還剩多少時間，并且時間到了能發出清晰的提示聲。工作表則是用來記錄你的今日待辦任務，這張表上需填時間、地點、作者、待完成事件，另留足夠的空間用來記錄計劃外和緊急活動等。圖源網絡準備工作完成后，我們可以按以下六步來走：一、分別計算完成各項任務所需花費的時間，原則是一個番茄時間不能被分段或中斷，它是最小的時間單位。而一個傳統的番茄時間是30分鐘，其中25分鐘用于工作，3到5分鐘用于休息。二、減少干擾，書里把干擾分為了兩類--內生和外在的。對于內生的，作者給出的解決辦法是先讓干擾可視化，再決定如何處理它。所謂的可視化，和我在《副業賺錢》一書中看到的很類似，我個人更習慣使用后者提到的方法--“轉移大腦法”。也就是在完成任務時，把腦中出現的想法都用筆記錄到本子上，待番茄時間結束再來處理它。對外在干擾，作者提出的解決辦法可簡要概括為告知--協商--回復，即告知對方你這會在忙，和他協商換一個時間處理，并如期回復他，這樣一來就保護了你的番茄時間不被打斷。另引申一下，《“怕麻煩”才是你最大的障礙》一書中作者提到過一個故事，我感覺對于減少外在干擾是特別有用的。那會作者還是一個小會計，每天都要出門跑腿，還有單位的人不定時找她開票辦事，令她一個頭兩個大，完全不能掌控自己的時間。為了讓工作開展得更井然有序，她就和領導商量固定開票和報銷的時間，這樣一來就不會隨時可能有人打擾她了，確實減了不少麻煩。圖源網絡三、量性預測，估計一項活動需多少工夫。如果活動預計所花時間不足一個番茄時間，就找出活動清單中性質相同的任務，把他們累計起來一起做。如果不好預測，就先把那項任務放一邊。這么做的目的是計算預測的準確度，分析預測時間和實際所花時間之間的差距。四、讓番茄時間更高效。你可以升級每個番茄時間的結構，比如前3-5min溫顧之前學過的東西，后3-5min復習回顧；也可以以4個番茄時間為一組，每個番茄時間結束休息3-5min，一組結束后享受一個較長的休息時間，一般是15-30min左右。圖源網絡五、制作時間表。時間表設置了界限，可以促使我們在有限的一段時間里盡最大努力完成任務。時間表區分了工作時間和自由時間，讓我們可以工作和休息兩不誤。另時間表還能度量我們的成果，一天下來，你浪費了多少時間并不重要，重要的是完成了多少個番茄時間。一旦時間表制定好，我們要做的就是尊重和執行它，延后是不可取的。六、定義個人的提升目標。通過記錄和追蹤指標，我們可以得到有用的報告，同時提升質性和量性。以上就是番茄工作法在達成個人目標中的具體實施步驟，對于團隊來說，其實也是差不多的這六步，只是隨著隊員的增加，操作起來稍顯復雜了點，于是作者提出了更高階的方法，即柜臺工作法、番茄黑客松工作法和破城槌工作法。這三種方法所適用的情況各有不同，也都有優缺點，這里就不詳細展開介紹了，感興趣的朋友可以自行翻開這本書瞧瞧。說到這，對于如何高效地利用半小時，也即一個番茄時間，你是否掌握到了方法呢？如果了解了，記得趕快用起來哦！END
要提高Excel的操作效率，這個話題很大，方法也有很多，但其中有一個套路，它的道理很簡單卻又在很多地方都普遍適用，那就是：批量化。批量化，是提升操作效率的一道捷徑，高手都會使用批量化操作，去代替重復的單個操作。所以，我們今天主要聊一聊批量化操作中的兩個關鍵套路：批量化的對象選取和批量化的數據處理。// 1 //批量化的對象選取?對象選取有三個常用場景和套路：?/ 選取連續相鄰的對象，巧用SHIFT鍵?/ 粗暴直接的全體選取，多用CTRL+A?/ 選取特定條件的對象，利用定位功能?SHIFT鍵的應用使用場景：選取目標在空間上是連續的，且彼此相鄰。操作方法：先選中第一個對象，再按住SHIFT鍵的同時，去選取最后一個對象。這樣就可以把這兩端當中的所有連續對象一次性全部選中。舉兩個具體案例。【案例1】表格區域的選取要求：把第900行以后的表格內容復制到另一個工作表中。普通小白操作：先找到第901行，選中這一行之后，按住鼠標左鍵，然后向下拖拽，直到最末一行。/ / / / / / / 存在的問題：這個過程當中必須始終保持按住左鍵，一旦松開了按鍵，那就前功盡棄了。高效操作：①選中第901行；②拖動右側的滑動條快速找到最末一行；③按住SHIFT鍵的同時，去選取最末這行。??【案例2】多個工作表的選取要求：有一個記錄全年銷售數據的表格文檔，每個月的數據單獨存一個工作表，1、2、3三個月的表格都已經填好，現在想要繼續添加其他月份。??普通小白操作：老老實實一個一個地插入新的工作表了，然后把表頭內容再一個一個的復制粘貼到這些新表上面。高效操作：①點擊第一個工作表的標簽；②按住SHIFT鍵，去點擊最后這個工作表的標簽；③選中了所有中間這些工作表后，單擊右鍵鼠標選擇【移動或復制】，直接復制出同樣數目的一批工作表。如果需要批量修改表頭的內容或格式，也可以借助批量選取：①點擊第一個工作表的標簽；②按住SHIFT鍵，再去點擊最后的標簽；③批量選中所有的工作表，這些工作表形成了一個【組】；④在【組】的狀態下，想改啥改啥！改單個表，所有選中的表都會改變。如果想把12個月份的數據匯總形成全年的總計，求和公式其實也可以用到神奇的SHIFT鍵：①新建全年匯總工作表，表頭與月份的表頭一致；②選中全年匯總工作表的單元格，輸入求和函數SUM；③求和公式中，先單擊第一個工作表，按住SHIFT，選中最后一個工作表；④輸入單元格D3名稱，完成公式后回車。掌握了這個SHIFT批量選取工作表的套路之后，很多操作都可以一次性完成了，比如設置標簽顏色、同時刪除多個工作表等等。?CTRL+A的應用使用場景：把某個范圍內的所有對象統統都選中。操作方法：簡單粗暴，先選取其中一個對象，然后按下CTRL+A組合鍵，A就是All的意思。【案例3】表格區域的選取要求：把整個數據表的范圍給選中。高效操作：在數據表的范圍內先選中一個單元格對象，然后按下CTRL+A組合鍵，Excel就會自動判斷出整個數據表的邊界范圍并幫我們選中它。這種自動判斷邊界的功能非常實用，如果同一個工作表當中存放了多個數據表格，只要他們之間留有空間，使用CTRL+A就能非常準確的選中當前的表格范圍，不會影響到其他表格。【案例4】批量設置單元格要求：把下面表格里的黃顏色單元格，全部改成藍色，或把這些單元格里的內容都刪掉。??小白操作：一個個選中，一一修改。高效操作：利用【查找】功能找出所有黃色單元格批量處理。①CTRL+F，調出【查找】選項卡；②點擊【選項】，【格式】下拉列表中選擇【從單元格選擇格式】；③光標變成帶有一根吸管的圖標時，從黃色單元格里吸取它的格式設置；④回到查找選項卡，選擇【查找全部】，列表上出現了所有這種格式的單元格；⑤CTRL+A，即選中所有黃色單元格，接下來想怎么改就怎么改~??【案例5】全選所有圖片要求：表格里圖片比較多的時候，如何批量選中圖片，對圖片進行整理？高效操作：①先選中一個圖片；②CTRL+A組合鍵，就會選中所有圖片。接下來想要修改大小或是調整擺放位置，都會很輕松。?定位功能的應用使用場景：根據單元格的不同屬性特征，有目標的選中其中某一類單元格。具體操作：用CTRL+G或F5打開定位功能。常用的可以區分不同單元格類型的條件包括：??空值：空白單元格（無內容）常量：單元格有內容（不含公式）公式：含公式的單元格一個單元格要么是空值，要么是常量，要么就是公式。【案例6】批量求和要求：下列表格中，每個地區的數據行下方有一行空白的匯總行需要進行求和統計。??小白操作：每一個匯總行一個一個去做求和運算。高效操作：利用定位功能選出所有的空白行，接著再使用快速求和的快捷鍵。①用SHIFT鍵快速選中數據范圍；②CTRL+G，打開定位功能，【定位條件】選擇【空值】；③ALT+=組合鍵，快速求和！（excel自動判斷求和對象）如果想要把剛才這些求和匯總的行統統標上黃色，也可以用定位功能。①選中這個表格中的一個單元格，按下CTRL+G，打開定位功能；②【定位條件】選擇【公式】，就能全部選擇匯總行；（因為這些匯總行是由公式產生的）③修改顏色即可。??所以說，在Excel的使用當中，經常是你在全力做到最好，還不如別人隨便搞搞！找對思路找對方法才是最快捷的手段。// 2 //批量化的數據整理??數據的整理，通常包括內容的拆分、替換、合并和轉換等等，想要進行批量化的整理，最常用的套路也有三個：?/ 數據拆分和類型轉換：巧用分列功能?/ 數據拆分及合并處理：善用快速填充?/ 隨心所欲的數據整理：靈活運用公式?分列功能使用場景：對文字內容進行拆分，把一列單元格當中的文字內容拆分成幾列。【案例7】分隔符拆分要求：把下面這個表格中的地址信息按照省、市、區三級拆開，放在不同列中。??小白操作：一個個單元格地去處理。高效操作：借助分列功能的按照【分隔符號】拆分，本案例中的分隔符是「-」。①選中要拆分的單元格；②在【數據】選項卡里打開【分列】；③選擇【分隔符號】的拆分方式；④分隔符號填入「-」，點擊完成。??【案例8】證件號碼拆分要求：從一組身份證號碼當中把出生年份分離出來。高效操作：借助分列功能的按照【固定寬度】拆分。如果不同數據行需要切割的位置，字符個數相同，就可以用【固定寬度】處理。①選中需要拆分的單元格；②【數據】選項卡中打開【分列】；③選擇拆分方式為【固定寬度】，進入下一步；④用鼠標點擊要拆分的字符位置，確認無誤后點擊完成。??以上就是分列功能的兩種常規用法：按【分隔符號】拆分和按【固定寬度】拆分。但它其實還有一個不為人知的隱秘功能，可以用來轉換文本型數值和不規范的日期。【案例9】文本型數值轉換要求：下圖中的單元格的值，看著像數字，實際上是文本，所以不能進行諸如求和的公式運算。如何將它們由文本變成數字呢？??小白操作：一個個單元格去重新輸入數字。高效操作：通過分列功能，高效地完成批量轉換。①選中要轉換的單元格；②【數據】選項卡選擇【分列】；③點擊完成，一鍵搞定！??【案例10】不規范日期轉換要求：Excel中除了【年-月-日】和【年//月//日】格式的日期都是不規范的，不規范的日期excel不能使用排序、篩選、統計等日期相關功能，那如何快速把這些不規范日期變規范呢？??高效操作：①選中數據單元格，打開【分列】；②分列設置的前兩步都是默認設置；③在第三步的【列數據格式】中選擇【日期】，點擊完成。???快速填充使用場景：沒有分隔符，也不是固定寬度的字符數，需要拆分時使用快速填充。給一個單元格的拆分范例，excel能根據這個范例進行拆分處理。具體操作：CTRL+E快捷鍵。說 / / / 明：快速填充是Excel 2013及以上版本支持的新功能。【案例11】聯系人電話拆分要求：一組聯系人姓名和電話號碼的信息，存放在同一列當中，要求把人員姓名和電話拆分成兩列。高效操作：①制作范例，將第一行中的聯系人姓名和電話分別復制出來放置在右側兩列中；②選中姓名這列當中的單元格，按下CRTL+E，自動拆分出所有的姓名；③選中電話這列當中的某個單元格，然后CTRL+E快速填充，完成！??【案例12】身份證號碼提取出生年份高效操作：①在第一行，手動填入年份；②選中年份這列的單元格，CTRL+E快速填充。??【案例13】兩列合并成一列高效操作：①在第一行，手動將聯系人和電話合并，并添加一個符號；②選中合并這一列的單元格，CTRL+E快速填充。??【案例14】多段內容交換位置高效操作：①在第一行，手動填入轉換后的值；②選中轉換后這列的單元格，CTRL+E快速填充。???函數公式使用場景：公式可以自動填充，適合批量處理數據。具體操作：LEFT、MID、RIGHT等文本處理函數以及一些常用的日期轉換函數的操作使用。【案例15】證件號碼提取內容MID函數法：①輸入函數MID；②填入MID函數的三個參數，分別是要處理的文字對象、開始提取的字符位數、需要提取的字符數（身份證第7位開始的4位數字是出生年份）；③雙擊填充柄，自動填充。??如果想要從前面得到的年份推算出當前的年齡，只需要在原有公式上增加計算年齡的條件。比如輸入，“=YEAR/(NOW/(/)/)-MID/(C4,7,4/)”。所以，公式可以根據需求進行擴展，適合一些更加復雜的數據整理工作。【案例16】數據顯示格式轉換要求：一列數字，將它以萬為單位顯示。高效操作：借助TEXT函數來實現，TEXT函數的第2個參數可以設置數據顯示的具體格式。①輸入函數TEXT；②填入TEXT函數的2個參數：要處理的單元格和數據顯示格式，“0!.0000萬”；③自動填充。??如果想要讓數字變成中文大寫顯示，只需改一下格式代碼。把“0!.0000萬”換成“/[dbnum2/]”。你也可以試試“/[dbnum1/]”是什么數字格式哦~所以，如果你想讓Excel更聽話，讓它變出更多花樣來，那就不妨跟著我們多學點函數吧~
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